Privacyverklaring voor sollicitanten

Deze privacyverklaring is van toepassing op iedereen die solliciteert naar een functie, reageert op een vacature of op andere wijze interesse toont om werkzaamheden te verrichten bij de onderneming handelend onder de naam Promovendum. Hierin leggen wij uit hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens. 

Veiligheid van jouw gegevens

Wij vinden het belangrijk dat jouw persoonsgegevens goed zijn beschermd. Veiligheid staat hierbij voorop. Zowel voor jou als voor ons. Jouw gegevens worden dan ook uiterst zorgvuldig behandeld en alleen verwerkt in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Daarnaast beveiligen we onze gebouwen, systemen, netwerken en servers en hebben al onze medewerkers geheimhoudingsplicht. Jouw gegevens worden alleen gebruikt door medewerkers die deze nodig hebben voor een correcte afhandeling van de sollicitatieprocedure.

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens:

• Die iets vertellen over jou;
• Die herleidbaar zijn naar jou.

Voorbeelden van persoonsgegevens zijn jouw naam, adres of woonplaats.

Welke gegevens worden verwerkt en wat gebeurt er met deze gegevens?

Om te kunnen solliciteren vragen wij je jouw cv en motivatie op te sturen. De gegevens die je daarin verstrekt gebruiken wij uitsluitend in de procedure voor: 

• het bepalen of je een geschikte kandidaat bent voor de functie waarnaar je solliciteert of voor een mogelijk toekomstige vacature; 
• het doorlopen van de sollicitatieprocedure;
• het onderhouden van contact met jou gedurende de procedure; 
• het behandelen van eventuele klachten en het oplossen van geschillen.

Als we een arbeidsovereenkomst met je aangaan dan zullen we je vragen ons aanvullende (persoons)gegevens te verstrekken die noodzakelijk zijn om de overeenkomst aan te kunnen gaan.

Met wie delen wij gegevens?

Wij verstrekken jouw persoonsgegevens aan degenen die belast zijn met de uitvoering van de sollicitatieprocedure, zoals toekomstige leidinggevenden, medewerkers van de afdeling P&O, en/of gesprekspartners en het secretariaat voor het plannen van een afspraak indien je voor een sollicitatiegesprek wordt uitgenodigd.

Wanneer dat voor de functie vereist is, verstrekken wij persoonsgegevens aan derden voor een assessment, het inwinnen van referenties of een antecedentenonderzoek. 

Tot slot kunnen wij jouw persoonsgegevens doorgeven aan anderen als dat nodig is voor de nakoming van een wettelijke verplichting. 

Wij geven jouw persoonsgegevens niet door aan (rechts)personen buiten de Europese Economische Ruimte.

Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?

Gedurende de sollicitatieprocedure houden wij een dossier bij waarin we jouw gegevens opslaan. Als de sollicitatie niet tot een aanstelling leidt dan wordt dit dossier uiterlijk 4 weken na beëindiging van de sollicitatieprocedure vernietigd.

Als jij de geschikte kandidaat bent voor mogelijke toekomstige vacatures, dan vragen we je toestemming om jouw gegevens te mogen bewaren zodat wij je op de hoogte kunnen brengen van passende vacatures. Wij bewaren jouw gegevens dan uiterlijk tot één jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure. Deze toestemming kan je op ieder moment intrekken.

Wat zijn je rechten?

Je hebt een aantal wettelijke rechten met betrekking tot het verwerken van je persoonsgegevens. Hieronder lichten wij de rechten die van toepassing kunnen zijn bij sollicitaties kort toe. Het uitoefenen van deze rechten is soms aan voorwaarden gebonden. Meer informatie hierover vind je op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens. 

Recht op inzage

Je heb het recht om inzage te vragen in de gegevens die we van je verwerken. 

Recht op rectificatie

Als de gegevens die wij van je verwerken onjuist zijn, dan kun je die laten aanpassen. 

Recht op vergetelheid

Je kunt een verzoek indienen om gegevens die wij van je verwerken te laten verwijderen.

Gebruikmaken van je rechten

Wil je gebruikmaken van één van bovenstaande rechten? Dan kan je een verzoek indienen bij onze Functionaris voor Gegevensbescherming (onze Risico en Compliance specialist). Dit kan via onderstaande contactgegevens. Vermeld in je bericht duidelijk van welk recht je gebruik wilt maken. Het kan zijn dat wij je vragen om je nader te identificeren. Dit doen wij om er zeker van te zijn dat wij de gegevens aan de juiste persoon sturen. Je krijgt binnen maximaal 1 maand schriftelijk antwoord op je bericht. 

Contactgegevens Functionaris voor Gegevensbescherming

• Stuur een e-mail naar:
  privacy@promovendum.nl
   
• Stuur een brief naar:
  Promovendum
  T.a.v. de Functionaris voor Gegevensbescherming
  Postbus 362
  3300 AJ Dordrecht

Vragen of klachten

Heb je een vraag, opmerking, suggestie of klacht over het onderwerp privacy? Ook hiermee kun je terecht bij onze Functionaris voor Gegevensbescherming. Komen we er samen niet uit? Dan kun je een klacht indienen bij de privacy toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. 

Over deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring kan wijzigen als nieuwe ontwikkelingen daar aanleiding toe geven. Deze versie is het laatst gewijzigd op 18 april 2023.