Kijkje in de agenda van… supervisor klantadvies Brigitte

Altijd al willen weten hoe een agenda van een manager, teamleider of senior eruit ziet? Supervisor Brigitte werkt op Service en geeft ons een sneak peek!  

Maandag 

Einde proeftijd nieuwe collega
Eén dag voordat de proeftijd van een nieuwe collega afloopt, hebben we samen een eindgesprek. Ik loop hierbij een format door om te kijken hoe het afgelopen maand is gegaan. Verder bespreken we wat er verwacht wordt voor de komende periode.

Rapportages maken
Iedere supervisor heeft een team onder zich. Elke week maak ik rapportages om te kijken wat mijn team heeft gedaan. Hoeveel telefoontjes zijn er opgenomen, hoeveel mailtjes zijn eruit gegaan, hoeveel reviews er zijn opgevraagd en hoeveel kaartjes zijn er naar klanten gestuurd. De resultaten bespreek ik iedere dinsdag met de teammanager.

Trending Topics
De naam zegt het al: wat is er trending? Wekelijks komen collega’s van Service, Klanttevredenheid en Communicatie bij elkaar om opvallende punten te bespreken. Wat speelt er op service? En kan een van de andere afdelingen daarbij helpen? Of stuurt Communicatie een nieuwsbrief uit, waar Service van af moet weten? Zo zorgen we ervoor dat de afdelingen onderling op de hoogte blijven van wat er speelt intern én extern.

Functioneringsgesprek
Ik sluit de maandag af met een functioneringsgesprek. Tijdens het functioneringsgesprek bespreek ik met mijn teamlid wat er goed gaat en waar de verbeterpunten liggen. Dit doen we eens in de zoveel tijd, zodat we samen kunnen groeien.

Dinsdag

Terugluisteren gesprekken
Soms luister ik gesprekken terug om te kijken hoe het gaat. Dit bespreek ik daarna met de collega om te kijken wat er goed gaat en wat eventueel beter kan.

Presentatie nieuwe collega
Nieuwe collega’s starten om 10 uur ’s ochtends. Ze krijgen een rondleiding en een presentatie over het bedrijf van de supervisor. Vandaag is de beurt aan mij👋.

Wekelijks overleg
In dit wekelijks overleg bespreek ik de resultaten van de rapportages die ik op maandag heb gemaakt met de teammanager van Service.

Woensdag

Mijn vrije dag!

Donderdag

Start nieuwe collega
Even een reminder voor mijzelf: vandaag start er een nieuwe collega!

Overleg KTO/Service
In dit overleg praten Service en Klanttevredenheid bij over alles wat er speelt op de afdeling. Hoe zijn de beoordelingsgesprekken geweest? Staat Service open voor de doorontwikkeling van personeel naar andere afdelingen? Daarnaast kijken we ook samen hoe we het voor de klant beter kunnen doen. Hoe zijn de reviews nu? Zijn de reviews positief of negatief? En hoe gaat service dat oppakken?

Vrijdag

Weekenditems klaarzetten
Op vrijdag zet ik de weekenditems klaar voor de weekendploeg. Dit zijn e-mails die klanten hebben verstuurd. Deze e-mails krijgt de collega in zijn of haar eigen werklijst. Vervolgens werken ze die, wanneer ze willen, af. Zolang het maar vóór de maandag gedaan is.

Algemene taken
Natuurlijk is geen enkele week hetzelfde, maar sommige taken horen wel standaard bij mijn functie. Ik houd de supervisor mailbox in de gaten. Hier komen de lastigere situaties naar voren, het verzoek om gesprekken terug te luisteren en coulanceverzoeken. Ook hebben we een webcare mailbox. Bij deze mailbox beoordelen we of een review terecht voor ons is of wellicht naar een andere afdeling moet. 

Donderdag en vrijdag zijn mijn standaard klachtendagen. Ik pak die dag alle klachten op die binnenkomen voor service. Als team hebben we de afspraak om een klacht binnen 3 werkdagen af te handelen, waardoor hier wel een tijdsdruk achter zit. 

Het leukste aan mijn werk vind ik het aansturen van de gezellige collega’s van Promovendum 😉. Ook het verrassende element in het werk. Elke dag kan weer anders zijn door bijvoorbeeld een lastige situatie die tussendoor komt of het onverwachts bijwonen van een vergadering. Ook de afwisseling in het werk is leuk en het werken in nauw teamverband. 

Doorgroeien binnen Promovendum? Dat kan!

Binnen bijna iedere functie is er een mogelijkheid om door te groeien. Binnen dezelfde afdeling, of juist in een totaal andere richting. Het kan allemaal bij ons. Neem een kijkje bij de vacatures en wie weet zit er iets voor jou tussen.